Cum au lucrat de acasă cu WindNET ERP companiile de transport



Mai bine de 6 săptămâni, echipele operationale ale companiilor de transport au lucrat online, de acasă. A fost  o experientă inedită pentru toti, iar noi am avut privilegiul de a le fi alături în calitate de parteneri software. Acum, după ce lucrurile par să revină la normal, este momentul să facem un pas în spate pentru a vedea care sunt lecțiile învățate în timpul pandemiei de coronavirus.


Dacă vreți să aflați cum a fost experiența muncii de acasa pentru transportatorii ”digitalizați” - cei care utilizează sistemul software integrat WindNET ERP, în acest articol am inclus toate informațiile care considerăm că vă pot fi utile. Pentru o mai bună înțelegere, am detaliat și provocările întâmpinate de consultanții WindSoft.

Pe scurt, iată ce este soluția WindNET ERP.

Așa cum am menționat, companiile de transport la care facem referire în acest articol au început să-și desfășoare activitatea cu ajutorul soluției software integrate WindNET ERP înainte de criză.

WindNET ERP este un sistem software care integrează toată activitatea operațională și managerială a unei companii de transport. De la TMS, planificare, service auto, managementul flotei, facturare, contabilitate, registratură, resurse umane sau juridic și până la rapoarte de management, este o platformă unică pentru întreg fluxul operațional.

Utilizatorilor, WindNET ERP le oferă posibilitatea de a crește volumul de lucru și rapiditatea execuției, de a elimina erorile, de a avea acces la informații în timp real; de asemenea, optimizează fluxului departamental, interdepartamental sau între diferite puncte de lucru.

Cu alte cuvinte: controlul resurselor, al informațiilor și al operațiunilor; desfășurarea întregii activități pe baza unei platforme unice; flexibilitate și transparență.

Având aceste beneficii, majoritatea echipele operaționale ale clienților noștri și-au mutat biroul acasă.
Află mai multe despre WindNET ERP din articolul Ce înseamnă un sistem software ERP pentru transport.

Care au fost principalele provocări apărute?

WindNET ERP a facilitat cu succes munca de la distanță și a conectat întreaga activitate a utilizatorilor, dar au fost și mici provocări cum ar fi:

  • Acasă, utilizatorii au avut o infrastructură hardware și software diferită

  • Utilizatorii nu mai aveau acces la celelalte aplicații pe care le foloseau la birou (de ex. TeamViewer);

  • Conexiunea slabă la internet sau nu exista compatibilitate între furnizorii de internet (birou vs. acasă);

  • S-a lucrat on premise, prin rotație pe departamente;

  • Lipsa unui departament de IT în compania de transport. Specialiștii IT din partea clientului au făcut diferența, ei reușind să faciliteze o trecere mai rapidă la noul sistem de lucru.


O altă situație a fost legată de resurse umane și aceasta a apărut deoarece o parte dintre angajați au fost trimiși în șomaj tehnic. Astfel, activitățile lor au fost preluate de ceilalți colegi pentru care gradul de încărcare a crescut semnificativ. În acest caz, faptul că anumite operațiuni erau deja automatizate cu ajutorul aplicației WindNET ERP a reprezentat un avantaj.

Cu ce soluții am venit?

Obiectivul nostru a fost în permanență acela de a ușura munca transportatorilor și de a le asigura în continuare eficiența fluxului operațional cu ajutorul sistemului WindNET ERP.

Etapa de tranziție a debutat cu solicitările tehnice, așa cum era de așteptat, iar colegii noștri s-au asigurat că fiecare client primește asistența necesară pentru a utiliza WindNET ERP de acasă, în condiții optime.

După depășirea cu brio a pragului tehnologic, a urmat etapa de consultanță oferită angajaților rămași activi. Aceștia au preluat activități noi de la colegii trimiși în șomaj tehnic și au avut nevoie de îndrumare din partea noastră pentru utilizarea aplicației.

Pentru a-i susține, am oferit sprijin gratuit clienților fără cunoștințe de operare, am crescut numărul de ore de training și consultanță, am creat noi proceduri de lucru, adaptate la condițiile actuale. Ne-am dorit să punem la dispoziția transportatorilor întreaga noastră expertiză, alături de instrumentele software menite să le ușureze eforturile.

Ce impact a avut în activitatea șoferilor utilizarea aplicației WindNET ERP de către departamentul operațional?

Șoferii au făcut parte din prima linie, fiind cei mai expuși în această perioadă. De aceea a fost important ca echipa operațională să funcționeze optim, pentru a-i sprijini cât mai mult posibil.

Prin utilizarea sistemului software integrat WindNET ERP, dar și a soluțiilor complementare ca WindPlan, WindService sau WindTyre, companiile de transport:

  • Au asigurat morizarea execuției comenzilor și au prevenit eventualelor intârzieri;

  • Au facilitate transferul digital al documentelor între șoferi și personalul TESA, astfel s-a minimizat riscul de contaminare cu coronavirus;

  • Au planificat și optimizat rutele în funcție de noile reglementări, cu ajutorul sistemul de planificare WindPlan și a Aplicației Mobile;

  • Prin interfațarea cu sistemele GPS au fost monitorizate cursele.


Cum și-au coordonat managerii de transport business-ul cu WindNET ERP, de la distanță?

Managerii de transport s-au confruntat cu o situație de criză unică, care a provocat dezechilibre pe toate planurile. Ei au fost nevoiți să răspundă rapid noilor reglementări pentru transport  (reglementări care s-au modificat periodic), să protejeze șoferii și angajații fără a întrerupe activitatea și nu în ultimul rând, să facă față noilor condiții de lucru dictate de distanțarea socială.

Sistemul software integrat WindNET ERP le-a oferit flexibilitatea de care aveau nevoie:

  • Au avut la dispoziție rapoarte și cifre în timp real pentru a lua decizii inteligente.

  • Totodată, au continuat același management performant chiar și de la distanță. Cu ajutorul platformei unice WindNET ERP, comunicarea cu echipa sau cu clienții s-a desfășurat în condiții optime.


O provocare pentru managerii de transport a fost și impactul financiar: costuri suplimentare cu materiale de protecție și dezinfectarea flotei, pierderi cauzate de timpul foarte mare de așteptare în vămi, renegocierea costului de transport de către unii clienți sau o cerere mai mică pentru transport cauzată de scăderea producției și a consumului.

Acestea sunt doar câteva dintre elementele care au impactat financiar transportatorii, iar managerii care au reușit să-și salveze business-ul în această perioadă au știut să analizeze corect cifrele și să calculeze cu atenție fiecare mișcare.

Rapoartele financiare extrase din aplicația WindNET ERP ca: EBITDA, P&L, Cash flow, Facturi neîncasate, Încasări vs. Plăți etc. au asigurat claritatea și controlul de care managerii au avut nevoie.

Pandemia încă nu a trecut și unele echipe continuă să lucreze de acasă. Cât va dura această perioadă sau ce transformări va aduce pentru metodele de lucru tradiționale, rămâne de văzut.

Ce poate face un manager de transport pentru a preîntâmpina situații ca acestea este să analizeze cu atenție business-ului pe care îl are și să preia controlul întregului flux operațional. În acest fel, oricare ar fi elementele de surpriză care ar putea să apară, adaptarea se va face foarte repede și fără pierderi majore.

Digitlizarea este una dintre soluțiile disponibile pentru companiile de transport. Dacă aveți și alte exemple de bune practici, ne-am bucura să le împărtășiți cu noi.

 

Vezi si alte articole pe aceeasi tema

Cele mai recente articole, din aceeasi categorie

Adoptarea unui sistem software de tip ERP înseamnă trecerea la ...

L-am provocat pe managerul departamentului de IT de la WindSoft ...

Afla cum iti poti imbunatati business-ul!

Solicita o demonstratie personalizata

Vrei mai multe informatii?

Aboneaza-te la newsletterul nostru si vei fi permanent informat despre cele mai bune solutii de management pentru afacerea ta.