TMS Operational și TMS Cheltuieli asigură eficienta dispecerilor

TMS Operational și TMS Cheltuieli asigură eficienta dispecerilor

TMS Operational și TMS Cheltuieli asigură eficienta dispecerilor

Activitatea de transport marfă cu mijloace proprii presupune procese de business ce au la bază organizarea eficientă a operatiunilor necesare pentru deplasarea mărfurilor, pe rute nationale sau internationale.

Modulul TMS - Transport Management System acoperă în întregime activitatea departamentului operațional astfel că dispecerii pot introduce, urmări și modifica fără dificultate comenzile efectuate. Modulul este structurat sub forma unui panou de execuție ce are în compoziție comenzi de accesare a fiecărei etape din fluxul operațional existent. El acoperă întreg procesul de introducerea comenzilor, alocarea acestora pe camioane, date de încărcare și descărcare, tarifare și validare comandă pentru facturare.

Modulul TMS inclus în soluția WIndNET ERP, include atât funcționalități pentru zona operațională cât și pentru cheltuieli. Iată care sunt acestea:

Funcționalități TMS Operațional 

1. Gestionează comenzile de transport

Modulul TMS permite introducerea și urmărirea etapelor de constituire a comenzilor de transport, alocarea acestora pe mijloacele de transport disponibile, rute, date de încărcarea și descărcare, tarifele și validarea comenzilor pentru facturare. Comanda va conține date precum: date despre client, cota de TVA, tipul de transport, tip de facturare, termen de încasare, date de încărcare și descărcare.

2. Permite configurări multiple pentru diverse automatizări

Sistemul a fost gândit pentru a elimina munca redundantă și introducerea informațiilor duble prin automatizarea unor procese existente în fuxul operațional. Automatizările pot fi configurare atât în momentul introducerii comenzii de transport, cât și pe parcursul întregului flux de operare a datelor de către dispeceri. Comenzile pot fi astfel automat preluate, fie prin EDI direct de la partener, fie dintr-un fișier standard; introducerea poate fi făcută și manual, în cazul în care nu exista informații despre client.



3. Permite precalcul pe curse

Sistemul permite posibilitatea de a face un precalcul pe cursa în care se pot face estimări de costuri pentru o comandă de transport dintr-o anumită regiune/țară în alta, în funcție de mp/greutate/volum și distanță, ținând cont de toate costurile care intervin (taxe rutiere/ vamale etc.)

4. Flexibilitate în crearea și alocarea curselor pe camion

Aplicația permite gruparea/mutarea fiecărei partide de marfă pe/de pe orice tip de camion (FTL, LTL) până la finalizarea încărcărilor/descărcărilor chiar și după constituirea cursei. Această mutare se poate face prin sistemul Drag&Drop.

5. Gestionează fluxul complet al documentelor

Sistemul permite gestionarea unor documente specifice unei comenzi, documente de avize de transport, CMR, confirmare client sau comandă cărăuș după caz.

6. Posibilitatea trimiterii informărilor către client

Clientul este informat cu privire la cursele desemnate pentru livrarea mărfurilor în momentul alocării camionului pentru transportul respectiv prin e-mail automat.

7. Permite înregistrări pe mai multe valute

Modulul TMS permite introducerea cheltuielilor pe mai multe valute, pentru fiecare cheltuială făcându-se conversia în valuta dorită.

8. Lejeritate în facturare și comandă

Sistemul permite dispecerului validarea curselor pentru facturare în orice moment al curselor în derulare sau la finalizarea acestora.

9. Vizualizări și filtrări utile

Se pot realiza filtre, pentru vizualizare, atât a curselor cât și a comenzilor. Filtrarea se poate face pe client, dispecer, dată încărcare/descărcare, cod marfă, cod cursă, nr auto, șofer etc.

În meniul vizualizare curse se urmări informațiile din comenzile de transport din diverse perspective: Client, Marfă Grupaj, Data încărcării, Ruta, Localitatea, Țara Încărcare, Valori comenzi pe fiecare cursă, Dispecer, Filială. Vizualizările se fot face până la nivel de detaliu – pornind de la totalul pe o perioadă până la detalii pe o anumită comandă, astfel se pot urmări o multitudine de ierarhizări ale datelor, de exemplu: comenzi totale pe o lună, comenzi totale pe filiale, comenzi totale ale unui anumit client.)



Submeniul mașini disponibile afișează informații atât despre camioanele disponibile pentru încărcare cât  și despre cele aflate într-o cursă în desfășurare, pe o anumită perioadă. Prin vizualizare se obțin următoarele informații: Nr. Camion, Șofer, Tipul Camionului, Poziția actuală a camionului (prin legătura făcută cu GPS-ul), Localitățile de descărcare, Țara, Data disponibilității, Gradul de încărcare, Observații etc.  De asemenea, pentru a vizualiza doar camioanele de interes, este permisă filtrarea datelor în funcție de informațiile dorite: De la data pana la data / Țara / Localitate etc.

Prin filtrarea unui camion se poate vedea istoricul curselor efectuate până la cel mai mic detaliu: curse, șoferi, cantități marfă, rute, informații despre consum mediu pentru fiecare cursă în parte, profit, cheltuieli etc.

10. Avertizări utile în activitatea de zi cu zi

Printr-un sistem inteligent de avertizări, dispecerul este in permanență informat cu privire la comenzile nealocate sau cursele pe care le are de efectuat in ziua respective.

11. Drepturi de acces

Drepturile de acces ale dispecerilor se pot extinde până la informațiile privind datele tehnice ale camioanelor proprii, având astfel vizibilitate asupra camioanelor, disponibilitățile sau indisponibilitățile viitoare ale camioanelor, programări la revizii, schimburi etc. Datorită modulului TmS, dispecerii vor putea urmări în timp real comenzile gestionate de fiecare în parte.

Funcționalități TMS Cheltuieli   

1. Gestionează fluxul complet al documentelor

Sistemul permite gestionarea unor documente specifice unei comenzi, documente de avize de transport, FAZ, foi de parcurs, deconturi, avansuri de deplasare, note de constatare.



2. Importul consumului de combustibil

Aplicația permite importul tuturor fișierelor de alimentări cu cardul de pe site-ul furnizorilor de combustibil, sistemul preluând automat pe fiecare cursă toate alimentările efectuate cu cardul de combustibil sau de la pompele proprii. Astfel se poate face comparație cu listele de alimentare declarate de șofer și cele venite de la companiile cu care se lucrează.

Informațiile din foile de parcurs (greutate, km) vor putea fi comparate cu informațiile din CMR-uri. Iar traseul din foaia de parcurs poate fi comparată cu traseul desemnat în cursă.

Conform grilei de consum, la finalul foii de parcurs se va calcula consumul normat și restul de rezervor de la sosire, astfel diferența între restul real și restul normat vor constitui litrii de imputare care se vor raporta într-un centralizator din modulul ”Management”.

3. Actualizări în timp real

În momentul în care este finalizată încărcarea tuturor mărfurilor pe camion, actualizarea mărfurilor cât și a camioanelor se va face în timp real.

4. Urmărirea cheltuielilor pe centre și subcentre de cost

Permite gestionarea și urmărirea cheltuielilor pe fiecare comandă efectuată prin introducerea datelor din foile de parcurs completate de șoferul responsabil pentru cursa respectivă, deconturi, notele de constatare după caz sau stocul de combustibil.

5. Permite înregistrări pe mai multe valute

Modulul TMS permite introducerea cheltuielilor pe mai multe valute, pentru fiecare cheltuială făcându-se conversia în valuta dorită.

6. Gestionarea șoferilor

Pentru fiecare șofer se poate ține o evidență a diagramelor. Având un calendar pe fiecare lună în parte, se pot specifica pentru fiecare șofer, pe fiecare zi diagramele predate la birou, aruncate, pierdute etc. Se pot genera reprezentări grafice cu statusul fiecărei diagrame, pentru fiecare șofer în parte.

Ca și în cazul evidenței diagramelor, tot în cadrul modului TMS – Cheltuieli se poate ține o evidență a foilor de concediu sub forma unui calendar, pe fiecare șofer. Se vor putea evidenția foile de concediu predate de către șofer, aruncate, nepredate etc.

7. Generare rapoarte

Datorită unei baze de date unice și a acurateței informațiilor introduse în TMS, se pot genera rapoarte utile privind km facturați/km parcurși, P&L pe cursă sau centralizat.