Costul Inactiunii: cât pierd companiile de transport fără un soft performant

De cele mai multe ori managerii urmăresc indici financiari ca ROI sau cifra de afaceri pentru a-și defini strategia, dar le scapă ceva! Există un cost ascuns care nu este luat în calcul, dar provoacă pierderi semnificative. Este vorba despre Costul Inacțiunii și vom vedea cum acesta afectează companiile de transport care nu și-au digitalizat încă fluxul operațional.

De obicei îi ajutăm pe managerii de transport să înțeleagă ce beneficii are un sistem software pentru business-ul lor, dar acum vrem să le oferim altă perspectivă. Și anume, cât îi costă lipsa unui soft pentru transport. Faptul că o companie reușește să fie funcțională și în aceste condiții, nu înseamnă că aceasta nu înregistrează pierderi financiare și nu ratează oportunități uriașe.

Dacă ai o companie de transport și încă nu ai implementat un sistem software pentru automatizarea activității, ți-am pregătit câteva întrebări la care să răspunzi pentru a putea estima pierderile provocate de Costul de Inacțiune.

Cât te costă timpul irosit din cauza erorilor umane și a informației dublate?

Activitatea de transport se bazează pe un volum generos de date, iar atunci când acestea sunt operate manual, de mai multe persoane, involuntar apar și erorile umane. În aceste situații, pierderile sunt provocate de:

Timpul irosit cu dublarea informației, de ex. o factură operată de mai multe ori. Cu un soft pentru transport, ar fi necesară o introducere unică.

Operațiunile efectuate manual duc la erori umane care, la rândul lor, provoacă pierderi financiare, afectează relația cu clienții și creează frustrări angajaților.

Știi câți kilometri pe gol înregistrează camioanele tale și ce pierderi ai?

Dacă deții o flotă mică și ai senzația că e ușor să calculezi Km pe gol, noi te provocăm să faci asta zilnic, pentru fiecare dintre vehicule. La final de lună vei putea să analizezi câți bani ai pierdut și care au fost motivele. La final de trimestru și de an vei fi capabil să-ți regândești strategia astfel încât să elimini cât mai mult din pierderi. Destul de multe calcule, nu-i așa?

Camioanele care circulă fără marfă reprezintă o gaură mare în buget, iar fără un TMS sau chiar ERP în cazul companiilor mari, pierderile vor continua să crească.

Cât te costă blocajele din fluxul operațional?

În absența unui sistem software integrat care să centralizeze informațiile și documentele pe o singură platformă, fluxul operațional va fi cu mult îngreunat.

Aici pierderile sunt cauzate de:

Lipsa colaborării eficiente între departamente: timp irosit pentru schimbul de documente și de informații, incapacitatea de a avea un workflow rapid și de a fi productivi;

Lipsa vizibilității este o consecință a accesului dificil la informații și afectează atât activitatea managerilor cât și pe cea a angajaților.

Câte oportunități de business pierzi în fiecare an?

Poate cele mai dureroase pierderi sunt acele oportunități ratate de compania ta, dar fructificate de competiție. Știi câte astfel de ocazii noi de business au trecut pe lângă tine? Mai mult, intuiești cât de mult s-ar fi dezvoltat compania datorită lor? Sau cu cât ar fi crescut profitul?

Sunt câteva cauze care te împiedică să profiți de oportunitățile care apar:

Deciziile luate cu întârziere deoarece nu ai acces rapid la informațiile critice de care ai nevoie;

Decizii luate greșit deoarece te bazezi pe intuiție, iar nu pe cifre, rapoarte și date reale;

Lipsa rapoartelor te împiedică să analizezi evoluția companiei și faci schimbări strategice;

Managerii companiei sunt prea copleșiți de volume pentru a mai vedea oportunitățile. Automatizarea în schimb, preia mult din sarcinile repetitive și din volumele de lucru și lasă timp pentru analiză.

Cât te costă plecarea angajaților cheie și înlocuirea lor?

Procesele complexe ale unei companii de transport pot fi copleșitoare pentru un angajat. Este de înțeles având în vedere că operează cu un volum atât de mare de resurse și informații, la care se adaugă presiunea de a oferi servicii de calitate clienților: adică rapiditate și promptitudine.

În timp apar frustări, stres, erori umane, clienți nemulțumiți și schimbarea locului de muncă. Și toate acestea pentru că nu s-a implementat un soft de transport care să digitalizeze operațiunile și să ușureze munca angajaților.

Când pleacă un angajat ce pierzi de fapt?

Costurile implicate în recrutare;

Costurile pentru inducție și formarea lui (timpul necesar de adaptare, la care se adaugă un alt angajat dedicat pentru instruirea noului venit);

În funcție de nivelul și de specialitatea angajatului, poți rămâne fără o resursă cheie în firmă, dificil de înlocuit;

Costurile pentru înlocuirea lui și cât de greu găsești astfel de specialiști în piață.

Posibil ca investiția în tehnologie, care contribuie la retenția angajaților, să fie mai mică față de costurile de recrutare pe care le ai.

Chiar știi cât e de profitabilă compania ta?

În articolul publicat recent de Transport Academy - ”Tehnologia face diferența”, sunt enumerați principalii indicatori de profitabilitate pe care o companie de transport este recomandat să îi urmărească:

Profitabilitate pe cursă.

Profitabilitate pe client.

Profitabilitate pe unitate de business.

Profitabilitate pe companie.

Fără o viziune clară asupra profitului cel mai probabil vei avea pierderi deoarece:

Dezvoltarea companiei va fi prea lentă sau nu va avea o fundație sănătoasă;

Tarifele pe care le stabilești pe cursă nu țin cont de profitul/cursă și poți avea pierderi;

Nu poți stabili o politică pentru managementul portofoliului de clienți fără a avea o situație clară. Factura pe care o încasezi de la un client nu este egală cu profitabilitatea, poți să descoperi că un client îți aduce mai degrabă pierderi din cauza costurilor mari pe care le ai cu resursele.

Ești tentat să faci investiții riscante, bazate de intuiție. Sau, din contră, poți evita să le faci deoarece nu ai un raport de profitabilitate;

Este dificil să ai o strategie de creștere a profitului.

Câți clienți pierzi anual și cât te costă achiziția noilor clienți?

Studiile arată că orice companie pierde clienți și pentru a menține cota de piață, este necesară achiziția de noi clienți în permanență. Aceasta se mai numește și Teoria Găleții Sparte - Leaking Bucket Theory, care este simplă: pentru a menține cantitatea de apă dintr-o găleată spartă, trebuie să adăugăm în permanență apă. Asemeni portofoliului de clienți.

Teoriile din marketing ne învață că pentru a crește portofoliul, este necesar să acționăm pe două planuri:

achiziția de noi clienți, alături de

retenția celor existenți

Dar partea cu adevărat interesantă este legată de costuri: achiziția unui client nou costă de aproximativ 5 ori mai mult decât retenția unui client existent.

În plus, rata de succes atunci când vindem unui client din portofoliu este de 60-70%, față de 5-20% cu un client nou.

Acum faceți voi calculele: fără servicii de calitate, vei pierde mult mai mulți clienți pe care va trebui să-i înlocuiești cu alții noi.

Care sunt pierderile?

Un sistem software pentru transport te ajută să le oferi clienților calitate, rapiditate, vizibilitate, transparență, profesionalism și prețuri competitive. Rata de retenție în acest caz va crește semnificativ, iar costurile tale vor scădea.

Vrei să elimini Costul de Inacțiune pe care îl are compania ta de transport?

Fie că ești managerul unei companii de transport la început de drum sau deja ai un nume în industrie, digitalizarea este unica soluție care te poate ajuta să deții cu adevărat controlul afacerii tale.

Sistemul software pentru transport este instrumentul cheie în strategia de business a companiilor de top și a oricărui manager care își dorește performanță.