Etapele implementării unui ERP



Implementatorul conduce procesul de la un cap la altul: respectă în primul rând graficul activităţilor din proiect şi îşi pune la dispoziţie oamenii. În plus, se asigură că beneficiarul are resursele fizice necesare: calculatoarele, reţea etc. pentru a putea utiliza sistemul. Ștefan Nedeluș, manager general WindSoft, pentru Ziua Cargo.

Soluțiile software integrate oferite de WindSoft includ și un set de servicii complementare care asigură utilizarea sistemului la capacitate maximă. Descoperă serviciile oferite de WindSoft pentru transportatori. Etapele unui proces de achiziție software într-o organizație sunt expuse mai pe larg în articolul Etapele Implementării unui ERP din nr. 11 al revistei Ziua Cargo.

Câteva sfaturi esențiale în etapa deciziei de achiziție a unui ERP:



  • Cu cât furnizorul ales pentru sistemul software este mai experimentat în nişa transportatorilor, cu atât înţelegerea va fi mai uşoară şi lucrurile se vor desfăşura mai rapid şi mai fluid în colaborare.

  • Reticenţa la schimbare, la nou a viitorilor utilizatori poate fi diminuată anticipat prin implicarea lor în acest proces şi prin comunicarea motivelor implementării unei asemenea soluţii în mediul lor de lucru.

  • Pe lângă bugetul de achiziţie şi cel de implementare, proiectul trebuie să prevadă şi un buget de mentenanţă.


Pentru informații legate de serviciile WindSoft sau despre produsele ERP oferite, contactează echipa WindSoft la contact@windsoft.ro sau la +4031 130 91 58. Îți stăm la dispoziție pentru a intra într-o conversație valoroasă.

Citește toate detaliile interviului cu Ștefan Nedeluș despre Etapele implementării unui ERP, un interviu semnat Radu Borcescu.




Înscrie-te aici pentru a afla ultimele noutăți.

 

Planificarea proiectului

Aceasta este o etapă extrem de importantă în care beneficiarul cu echipa lui - pot fi 2-3 persoane - şi furnizorul cu echipa lui - project manager - se aşează la masă şi discută cum va decurge în continuare procesul.

„Este momentul în care se ajunge la o gândire unitară între beneficiar și furnizor. Practic, viziunea clientului este preluată de către furnizor pentru a fi transpusă în viitorul produs IT. Cu cât furnizorul este mai experimentat în nișa transportatorilor, cu atât înțelegerea va fi mai ușoară și lucrurile se vor desfășura mai rapid și mai fluid“, a explicat Ștefan Nedeluș, director general WindSoft.

Această etapă presupune realizarea mai multor ședințe, fără a afecta în niciun fel activitatea beneficiarului.

Aceste ședințe au rolul de a identifica structura companiei, departamentele, key-user-ii... În mod normal, acestei etape i se alocă 10% din totalul zilelor de implementare.

Analiză și personalizare

„Etapa a doua, de analiză, este aceea în care furnizorul de proiect vine cu echipa - pot fi project managerul şi analistul - în compania beneficiară, pe fiecare departament în parte se identifică fluxurile operaţionale prin interviuri cu managerii de departament - key userii“, a precizat Ștefan Nedeluș.

Pentru fiecare departament, trebuie desemnat un responsabil. Managerii de departament trebuie să explice fluxul operaţional din departamentul lor. După aceste discuţii, care pot dura 2-3 zile, se întocmeşte o documentaţie - document de analiză - de către echipa implementatorului.

„Această documentaţie reprezintă un audit al proceselor operaţionale interne pe care le desfăşoară clientul şi are rolul de a identifica unde sunt blocajele în flux. Astfel, într-un mod de lucru colaborativ se identifică ce anume se poate optimiza, ce se poate îmbunătăți. Un aspect extrem de important al acestei documentaţii este acela că beneficiarul se asigură că a înţeles fluxul operaţional pe care îl desfăşoară la acel moment și că punctul de plecare este cunoscut de către ambele părți.“, a adăugat general managerul WindSoft.

Furnizorul produsului IT propune soluţii pentru implementarea proiectului, identifică blocajele pe fiecare departament în parte şi optimizările pe care le poate face. Împreună cu beneficiarul se iau deciziile legate de cum ar trebui să seteze fluxul operaţional.

La finalul procesului de analiză, după validarea fluxului ideal pentru infrastructura beneficiarului, se realizează documentul de proiect, iar implementatorul trebuie să seteze şi să parametrizeze sistemul conform acestui document.

Teoretic, la acest moment nu mai apar modificări din punct de vedere al datelor financiare de achiziție stabilite inițial. Totuși, este posibil ca în cadrul discuțiilor inițiale să fi fost emise anumite aspecte care ar trebui introduse în sistemul integrat - lucru ce implică zile suplimentare de muncă și, implicit, costuri suplimentare.

Etapa a treia a implementării nu implică deloc beneficiarul.

Documentul de analiză ajunge la implementator, în departamentul de dezvoltare, unde au loc setări şi parametrizări ale soluţiei - personalizarea acestuia.

Testare și implementare efectivă

Odată realizate parametrizările, există o etapă de testare şi validare, în care ambele părți lucrează împreună.

Înainte ca produsul să fie livrat, o variantă de testare îi este pusă la dispoziție beneficiarului. În această fază, există feedback, un schimb de informaţii în ambele sensuri, pentru ajustările finale. În momentul în care beneficiarul validează procesele şi setările stabilite, soluția devine finală. Eventuale schimbări ulterioare sunt greu de realizat“, a explicat Ștefan Nedeluș.

Etapele 4 şi 5 depind de infrastructura beneficiarului, de numărul oamenilor care lucrează. Etapa a 5-a constă în instalare şi training.

„Practic, avem testare - validare, ca etapă intermediară şi apoi instalare şi training, fără de care nu se poate lansa în funcţiune produsul. Fiecare utilizator trebuie să înțeleagă cum funcționează noul sistem integrat la ei în companie, și să îşi însuşească modul de utilizare“, a subliniat directorul general WindSoft.

În principiu, întregul proces durează maxim 5 luni, de la semnarea contractului și până la intrarea în funcţiune.

Lansarea în funcțiune - „Go live“ - este cea de-a șasea și ultima etapă a implementării. „Fiecare etapă până la aceasta ar trebui să emită semnale. Când se ajunge la training, fiecare etapă parcursă cu atenție şi cu profesionalism va oferi încredere că lansarea cu succes se va face într-un timp foarte scurt şi într-un mod plăcut“, a completat general managerul WindSoft.

Training-ul este relativ simplu, pentru că fiecare utilizator îşi însușește partea lui, accesând-o pe bază de parolă, fără a vedea întregul sistem. Utilizatorii semnează un document de recepție, prin care atestă însușirea procedurilor de lucru privind utilizarea sistemului. Dacă nu a reuşit parcurgerea cu succes a training-ului, utilizatorul repetă procesul până reuşeşte.

Chiar dacă poate apărea o anumită rezistenţă la schimbare din partea utilizatorilor, managementul poate depista cu ușurință eventualele utilizări incorecte, direct din sistem.

„În primele faze ale achiziţiei unui sistem integrat au deja loc frământări interne, însă până la punerea în funcţiune, se liniştesc. Cu un sistem integrat în companie nu mai vorbim despre individualităţi, ci despre un nucleu, despre o echipă. Reticența la schimbare, la nou, poate fi diminuată anticipat prin implicarea utilizatorilor în acest proces și prin explicarea motivelor implementării unei asemenea soluții în mediul lor de lucru“, a arătat Ștefan Nedeluș.

După ce a fost parcursă și etapa de lansare în funcțiune, care nu durează mai mult de o lună, managerul general al companiei beneficiare ar trebui să fie cel mai fericit dintre utilizatori. El nu operează nimic, ci este doar informat, având instrumente special concepute pentru el. Dar despre acestea vom discuta în episodul următor al „Zonei IT“.




Află mai multe despre soluția software integrată WindNET ERP, cu ajutorul căreia toți transportatorii de top își controlează afacerea: www.windsoft.ro/ro/produse/erp-windnet.

Afla cum iti poti imbunatati business-ul!

Solicita o demonstratie personalizata

Vrei mai multe informatii?

Aboneaza-te la newsletterul nostru si vei fi permanent informat despre cele mai bune solutii de management pentru afacerea ta.