Alegerea ERP-ului potrivit pentru transport



De ce este necesar un software ERP într-o companie de transporturi și care este procesul de alegere a soluției potrivite?



În numărul 10 al revistei Ziua Cargo am avut ocazia să povestim despre soluția software integrată WindNET ERP și să detaliem beneficiile pe care le aduce unei companii de transport.

Câteva aspecte importante de reținut cu privire la acest subiect sunt:

  • Termenul de ERP acronim al Enterprise Resource Planning se referă la planificarea eficientă a resurselor unei companii.

  • Există ERP-uri general valabile și funcționale în orice companie din orice domeniu, însă există și produse ca WindNET ERP construite încă de la început în funcție de nevoile industriei de transport.

  • ERP transformă complexitatea activităților în rapoarte simplu de interpretat și relevante în luarea celor mai bune decizii la nivel managerial.

  • Dacă sunteți deciși să investiți într-un sistem informatic, alegeți cu mare grijă furnizorul de software și analizați portofoliul său în industria de transport.


Pentru orice întrebări legate de WindNET ERP sau de produsele ERP oferite de WindSoft, adresați echipa de vânzări la contact@windsoft.ro sau la +4031 130 91 58. Înscrie-te aici pentru a afla ultimele noutăți.




Transparența activității

Produsele IT și-au făcut loc repede în transporturi, iar astăzi asistăm la o adevărată avalanșă a acestora. Informațiile pe care le pun la dispoziție sunt, fără îndoială, utile, însă astăzi, accesul la informații nu mai reprezintă principala problemă, ci modul în care acestea sunt preluate, combinate și preanalizate.

Să ne gândim, de exemplu, că dorim să cunoaștem până la nivel de cent costurile și profitabilitatea unei curse. Eventual una efectuată cu două săptămâni în urmă.

De ce dorim acest lucru? Pentru că astăzi profitabilitatea globală a companiilor de transport este mică și orice cursă neprofitabilă trebuie depistată cât mai repede.

Toate informațiile sunt disponibile. Avem facturile emise, avem datele din contabilitate, intrăm pe programele de fleet management oferite de constructorii de camioane și, mai nou, chiar și de cei de semiremorci, ne consultăm și cu dispecerii pentru a ne asigura că selectăm perioada corectă în care s-a desfășurat cursa... Apoi prelucrăm informațiile pentru a ajunge la rezultatul dorit - mult timp, multă energie și numeroase posibilități de a greși.

Un sistem ERP (Enterprise Resource Planning) oferă informația în formatul dorit, instant, fără a ne ridica din fața calculatorului și fără a fi necesar să discutăm cu cineva, la orice oră din zi și din noapte.

„Complexitatea transporturilor a devenit foarte mare la ora actuală. Se fac combinaţii cu mai multe tipuri de transport (aerian, naval, rutier, colectare și distribuție) la nivel de o singură cursă şi este foarte dificil să monitorizezi operaţiunile pe care le desfăşori de-a lungul întregului flux logistic, cât şi rentabilitatea pe care poţi s-o ai la fiecare colet sau comandă.

Soluția software integrată WindNET ERP pentru transport nu modifică procesele din cadrul firmei - în același mod se realizează comanda, decontul, foaia de parcurs, se repartizează costurile - diferenţa este că lucrurile se întâmplă în timp real, rapoartele se generează cu o mare acurateţe şi timpul de luare a unei decizii scade. În plus, satisfacţia beneficiarului creşte prin calitatea serviciilor pe care le prestezi“, a arătat Ștefan Nedeluș, director general WindSoft.

Nu vom insista asupra necesității de a achiziționa un sistem software integrat pentru transport. Este un lucru evident.

Să spunem doar că, dacă decizia de achiziție apare după ce descoperiți că ați mers câteva luni pe pierdere pe o anumită relație sau ați omis trimiterea unor documente către un client ori consumul de carburant a fost nejustificat de mare în ultima perioadă în cazul unor camioane, înseamnă că sunteți deja în întârziere. Cu un sistem IT integrat (ERP), asemenea lucruri au o probabilitate extrem de mică să se întâmple.

Alegerea, mai importantă decât implementarea

Achiziția unui produs IT implică mai multe etape care trebuie tratate cu atenție, în caz contrar...

„Sunt foarte multe companii care au achiziţionat un soft dar nu reuşesc să îl implementeze sau să îl folosească la capacitatea lui. Motivul cel mai des întâlnit este lipsa unei structuri solide, bine definite în interiorul companiei“, a arătat Ștefan Nedeluș.

Practic, procesul de achiziție este mai important decât achiziţia în sine şi implementarea.

„Dacă achiziţia nu este făcută corect, riscurile de eşec în implementare sunt foarte mari. Trebuie să te informezi ce înseamnă procesul de implementare și, din păcate, sursele sunt destul de limitate şi prezintă doar date generale“, a adăugat managerul general WindSoft.

În cazul sistemelor software ERP pentru transport, se poate opta pentru un produs specializat pe segmentul de activitate (transporturi în cazul nostru) sau se poate alege un produs general valabil, care apoi este adaptat activității prestate.

Preluarea recomandărilor din piață nu trebuie neglijată. Mai ales dacă există acces la un produs IT care deja funcționează la o companie asemănătoare din punct de vedere al dimensiunilor și activității desfășurate.

De asemenea, utilizarea unui consultant poate însemna foarte mult în această etapă critică pentru funcționalitatea viitoare a produsului software.

"Beneficiarul trebuie să apeleze la un consultant. Acesta ar trebui să ştie care sunt produsele IT disponibile pe piață, potrivite pentru activitatea desfășurată. Fără consultant este mai complicat, pentru că managerul sau un om din interior ar trebui să aibă cunoştinţe în domeniu", a explicat Ștefan Nedeluș.

Discutăm de un soft - astfel, când semnezi contractul nu vezi, practic, nimic și fiecare parte îşi asumă un risc mai mare sau mai mic de eşec în implementare.

De aceea procesul de achiziţie este atât de important. Dacă este făcut corect scade către zero riscul la implementare.

Trei luni de shopping

După selectarea potențialilor furnizori se trece la fapte. Se realizează prezentări succesive pe fiecare departament în parte, înainte de semnarea contractului.

"Au loc întâlniri cu cei 2-3 furnizori selectați şi se decide care se apropie mai mult de nevoile companiei. Managerul general trebuie să aibă viziunea de ansamblu, dar decizia trebuie să fie de grup - key userii, oamenii importanţi din fiecare departament trebuie să participe la prezentarea modulelor pentru departamentul respectiv şi să-şi identifice acolo fluxurile operaţionale, să ia contact cu furnizorul şi să-şi asume responsabilitatea achiziţiei", a completat managerul general WindSoft.

Este momentul în care furnizorii pot organiza inclusiv vizite la companii unde produsul rulează deja.

Perioada din momentul deciziei de a achiziționa un soft și până la alegerea furnizorului și semnarea contractului poate ajunge la 2-3 luni. Acest proces poate fi scurtat prin utilizarea consultanților și recomandări preluate de la alți transportatori, cu structuri asemănătoare.

Complexitatea sistemului achiziționat trebuie să corespundă dimensiunilor firmei. În acest sens, este important să cunoașteți dacă furnizorul softului va putea furniza soluții superioare în momentul în care firma ajunge la alte dimensiuni.

"WindSoft oferă soluţii integrate complet pentru cei cu 2-3 camioane și până la cei cu sute de camioane. Analizăm în primul rând compania, nivelul la care se află, pentru a oferi o soluție sustenabilă din punct de vedere al bugetului de achiziție și al procesului de implementare", a arătat Ștefan Nedeluș.

Au trecut trei luni de zile de la momentul zero, dar acum lucrurile sunt clare. Am stabilit furnizorul și avem o imagine clară asupra modului în care va arăta și funcționa produsul.

După semnarea contractului, aproximativ 40% din tot ceea ce înseamnă implementare a fost deja realizat.

Un câștig important care vine împreună cu procesul de achiziție este reprezentat de plusvaloarea pe care furnizorul softului o poate aduce companiei beneficiare, datorită experienței acumulate în timp, alături de companiile pe care le deservește.

"Furnizorul are un istoric, în mod normal a mai lucrat cu mulți alţi transportatori și astfel poate surprinde clientul cu lucruri noi, la care nu s-a gândit până atunci", a explicat directorul general WindSoft.

Radu BORCESCU

radu.borcescu@ziuacargo.ro

 

 

 

Afla cum iti poti imbunatati business-ul!

Solicita o demonstratie personalizata

Vrei mai multe informatii?

Aboneaza-te la newsletterul nostru si vei fi permanent informat despre cele mai bune solutii de management pentru afacerea ta.