Elimină pierderile service-ului auto cu WindService

Elimină pierderile service-ului auto cu WindService

Elimină pierderile service-ului auto cu WindService

Companiile de transport care aleg să aibă propriul service auto urmăresc să obtină economie de timp, de resurse și reducerea cheltuielilor. Dar în realitate, chiar așa este?
Fiind vorba de o activitate cu totul diferită față de cea de transport, managementul service-ului auto are propriile secrete, iar dacă nu este făcut cum trebuie poate aduce mai multe pierderi decât avantaje.

La un flux operațional complex, cu stoc mare de piese și planificare minuțioasă, soluția optimă este întotdeauna automatizarea. Pentru a afla cum poate un software dedicat activității de service să transforme total un business, am stat de vorbă cu Bogdan Isăcescu, consultant WindSoft specializat pe implementarea soluției WindService – soft pentru management-ul service-urilor auto.

- Bună, Bogdan. De mai bine de 3 ani ești în echipa de implementare WindSoft și ai o experiență bogată cu companiile de transport care au și service auto. Poți să ne spui, în mare, care sunt activitățile unui service?

- Bună, tuturor. Așa este, am avut ocazia să implementez WindService - soft-ul pentru service auto, pentru mai multe companii de transport și chiar dacă de cele mai multe ori afacerile diferă, sunt operațiuni comune pe care pot să le enumăr.

Cea mai importantă este partea de reparații auto: mecanică, vopsitorie, tinichigerie, vulcanizare. Urmată de vânzarea de piese, de consumabile și, bineînțeles, emiterea autorizațiilor ITP.

Operațiunile de suport sunt cele administrative și țin de preluarea și planificarea comenzilor, managementul stocului de piese, casierie, coordonarea și pontajul mecanicilor sau contabilitate.

- Care sunt principalele probleme sau nevoi pe care le identifici în managementul unui service auto, atunci când faci o analiză de business?

- Activitatea unui service auto presupune un volum generos de date: stoc mare de piese, informații despre mașini, clienți, programări, pontaje, multe facturi...de aceea, majoritatea problemelor vin din această zonă. De obicei întâlnesc o lipsă de control a resurselor, iar asta generează pierderi. Fie că vorbim de timp, de bani, de clienți nemulțumiți care renunță la colaborare, angajați frustrați care aleg să plece, pierderile pot fi pe multe planuri.

Pe lângă controlul resurselor și fluxul operațional poate fi monitorizat și ajustat. De cele mai multe ori procesele sunt îngreunate de diverși factori cum ar fi dublarea informațiilor, erorile umane care apar inevitabil, datele sunt dificil de accesat sau lipsa de trasabilitate. De aceea, în lipsa unui soft integrat unde să regăsești toate activitățile zilnice uzuale nu poți efectua o planificare eficientă a operațiunilor. 

- Ce schimbări aduce WindService în managementul service-ului auto?

- Din punctul meu de vedere, cea mai importantă îmbunătățire este adusă de faptul că toate informațiile sunt migrate pe o platformă software unică. Practic, coordonarea întregii activități de service se va face de pe aceeași aplicație.

Beneficiile sunt nenumărate și rezolvă toate problemele identificate mai sus. Obținem controlul resurselor prin evidența tuturor intrărilor și ieșirilor din service, prin intermediul aceluiași soft; operarea datelor se face imediat, iar datele sunt vizibile de către celelalte departamente în timp real: astfel, accesarea informațiilor este rapidă, comunicare interdepartamentală este eficientizată, iar erorile umane sunt identificate rapid și pot fi eliminate. De asemenea, și timpii de operare sunt îmbunătățiți, ceea ce permite creșterea volumelor de lucru pentru aceeași număr de angajați.

Astfel avem un control mai bun al stocurilor de piese, putem efectua din timp comenzi către furnizori pentru a evita lipsa stocurilor, putem planifica toate operațiunile mecanicilor în funcție de anumite orare și calendare, iar toate operațiunile sunt trasate imediat în rapoarte manageriale care pot fi consultate și astfel se pot lua decizii rapid care duc la creșterea eficienței și productivității întregii activități a afacerii.



- Bogdan, cred managerii de service auto își doresc să afle câteva detalii și despre funcționalitățile WindService. Cum îi poate ajută mai exact aplicația?

- Ce trebuie să știe managerii este că WindService reușește să integreaze complet procesele service-ului auto. O să punctez doar o parte dintre funcționalități, cele mai importante din zona operațională ar fi:

• Comanda Service: în care se înregistrează detaliile generale ale comenzii referitoare la: client, mașină, detalii mașină, produsele necesare și planificarea comenzii


• Devizul estimativ: în funcție de comandă client efectuată se operează acest document pentru estimarea exactă a reparațiilor prin adăugarea manoperei, a timpului alocat prin tarifuri normate și a costului pieselor și materialelor folosite


• Deviz reparații: după aprobarea devizului estimativ, se efectuează devizul de reparații care cuprinde exact toate operațiunile efectuate de mecanici, durata acestora, piesele și materialele folosite și discount-urilor acordate la nivel de produs\grupe de produse, de client sau la nivel de manoperă. De asemenea, pot fi adăugate adaosuri la nivel de piesele utilizate în deviz sau la nivel de client.


• Factura emisă: documentul emis către client care evidențiază serviciul prestat de către service, cantitățile și valorile serviciului


• Operațiile mecanici: aici se definesc toate operațiunile efectuate de către mecanici în service, durata și costul operațiunii


• Programări service: în funcție de un calendar și de un orar zilnic se pot stabili programări la nivel de mecanic cât și la nivel de lucrare\operațiune


• Mașini terți: permite înregistrarea mașinilor și detaliilor acestora pentru care se vor efectua reparații


• Urmărire mecanici: reprezintă un raport direct care cumulează la nivel de mecanic toate operațiunile efectuate de acesta pe devize\operațiuni\client\dată și alte criterii


• Pontaj mecanici în timp real: prin alegerea unei comenzi și generarea unul cod de pontaj se poatea realiza pontajul mecanicilor

Un alt modul important este cel de gestiune, zonă care de obicei înregistrează cele mai multe pierderi. O să menționez doar o parte dintre funcționalități, iar pentru mai multe detalii cel mai indicat este să ne contactați pentru a programa o prezentare :

• Configurări gestiune


• Notă de comandă piese: în funcție de necesar piese se realizează acest document


• Piese necesare de comandat: practic reprezintă comanda la furnizor pentru piesele necesare


• Factura de achiziție\Facturi primite


• NIR – notă intrare recepție


• Facturi primite storno


• Repartizare facturi\costuri


• Bonuri de consum sau de transfer între gestiuni


• Avize de însoțire a mărfii


• Rapoarte de stoc: zilnic\ cumulat, intrări\ieșiri, fișă de magazie, balanță materiale, stoc critic\maxim


• Alte documente de intrare\ieșire


• Înregistrare coduri de bare producător pe produs


• Facturi emise de vânzare


• Piese în custodie


• Facturi proforme


• Facturi storno


• Bonuri fiscale\conexiune cu casa de marcat


• Repartizare venituri din facturi emise


• Generare inventar\ fișe de inventar + și –


• Procese verbale

Astfel, cu WindService gestiunea service-ului se face eficient, rapid și cel mai important: se înregistrează orice intrare și ieșire, eliminând astfel pierderile. De asemenea, în orice moment prin ajutorul diverselor rapoarte puse la dispoziție de aplicație putem avea o trasabilitate exactă a produselor din stoc începând de la comandă efectuată către furnizor și până la documentul de ieșire.

Bineînțeles, aplicația oferă module ce acoperă complet zona financiară, de credit control, de contabilitate, registratură, resurse umane și juridic.

Află mai multe despre cum te poate ajuta WindService să-ti crești afacerea! Vezi descrierea solutiei  AICI

- O companie care dorește să beneficieze de WindService trebuie să întrunească anumite condiții? Sau orice transportator cu service auto poate implementa acest soft?

- Când s-a luat decizia efectuării unui astfel de soft, au fost luate ca puncte de reper niște principii de bază care se regăsesc în fiecare afacere de acest tip. Aplicația poate fi implementată tuturor clienților care dețin un business pe acest segment de piață. Bineînțeles, există și clienți cu diverse particularități, aceste particularități le identificăm încă de la început în analiza de proiect și în acest moment putem spune că încă nu am găsit elemente care să nu poată fi integrate cu succes în aplicație.

- Mulțumesc, Bogdan! Pentru o prezentare detaliată a soft-ului WindService, consultanții noștri vă stau la dispoziție.