Rolul managerului de proiect în implementarea software



Care este secretul unei implementări software reușite? Sunt factori care asigură succesul unei implementări ERP așa cum sunt și factori care duc la eșec. O persoană cheie este Managerul de Proiect din partea companiei de transport care îndeplinește un dublu rol: coordonează implementarea alături de managerul echipei software și în același timp este implicat în procesul de managementul schimbării, care este necesar companiei odată cu introducerea unui instrument software de tip ERP. 


Cum selectezi Managerul de Proiect potrivit pentru implementare?

Misiunea project managerului este atât de a coordona echipa sa de proiect cât și colaborarea dintre două companii, de aceea experiența de project management este necesară. În funcție de complexitatea proiectului se poate decide nivelul de competență: dacă în proiectele mici se poate numi un responsabil de implementare care să monitorizeze buna desfășurare, în proiectele mari se cere un specialist dedicat.

Totodată, rata de succes a proiectelor în care  acesta a fost angrenat, este un indicator de urmărit.

Am stat de vorbă cu Ionuț Nedeluș, manager de proiect în implementare software, cu o experiență de peste 8 ani, pentru a afla care sunt dificultățile care apar în procesul de project management și care pot fi soluțiile:

”De regulă, managerul general desemnează pentru acest rol (manager de proiect), persoane cu experiență din operațional sau financiar-contabilitate. Pe acest principiu, pe lângă faptul ca nu poți avea aceeași întelegere asupra procesului de implementare, sunt două probleme principale cu care ne confruntăm: 1. sunt persoane foarte ocupate și nu alocă timp necesar proiectului; 2. nu asigură un echilibru între departamente, având tendința să se focuseze pe departamentul din care fac parte.

Este evident că un manager de proiect cu sau fără experiență, dar dedicat exclusiv proiectului de implementare, îți facilitează alinierea pe obiective, responsabilizarea persoanelor-cheie și validarea etapelor de proiect, ceea ce oferă dinamică, eficiență și eficacitate.

Acest rol poate fi acoperit cu resurse interne sau externe, care să aibe capacitatea de înțelegere a proceselor, viziune de ansamblu asupra business-ului, capacitatea de comunicare și responsabilizare a participanților-cheie din toate departamentele, dar și cu managerul de proiect din partea dezvoltatorului software.”

10 sfaturi pentru un Project Management eficient

Am implementat cu succes peste 500 de proiecte de software pentru transport și, special pentru managerii de proiect, am extras lecțiile învățate. Iată care sunt:

1.  Manager și lider. Într-un proiect de implementare, de multe ori focusul este pe procese, pe fluxul de lucru, livrabile, termene-limită și grafice de execuție - în acest caz ești ”manager de lucruri”. În același timp ești un lider pentru oameni – echipele implicate în proiect, managementul companiei și toți cei care vor beneficia de rezultate. Rolul tău ca lider al oamenilor este de a-i inspira să te urmeze și să contribuie alături de tine la adoptarea sistemului software ERP pentru transport care va avea un impact pozitiv în toate departamentele.

„Fii manager pentru lucruri. Pentru oameni, fii lider!” Stephen R. Covey

2. Nu sări nicio etapă de project management. Procesul de project managemen are 5 categorii principale, pe care doar le vom aminti acum, iar detalierea lor o vom face într-un articol viitor. Iată care sunt cele 5 categorii desemnate de Project Management Institute:

  • Inițierea proceselor și autorizarea proiectului;

  • Planificarea proceselor, definirea și detalierea obiectivelor;

  • Executarea proceselor, coordonarea oamenilor și a resurselor pentru a duce planul la bun sfârșit;

  • Monitorizarea/controlul proceselor pentru atingerea obiectivelor;

  • Finalizarea proceselor și obținerea acceptării formale a proiectului.


3. Clarifică de la început un set de așteptări comune și măsurabile atât cu echipa software cât și cu echipa ta. Tu vei facilita colaborarea celor două entități care vor lucra ca o singură echipă. Asigură-te că toată lumea este pe aceeași frecvență și că aveți aceleași repere.

3. Obiectivul definește echipa, nu invers. O greșeală des întâlnită este de a include în echipa de proiect pe oricine este disponibil, în loc să numești persoanele potrivite pentru activitățile care trebuie desfășurate.

4. Un grafic clar de execuție te ajută să determină cu mai mare claritate ce resurse umane sunt necesare pentru anumite sarcini.

5. Urmărește etapele de referință, este o altă modalitate de a ține un proiect pe un făgaș corect. O etapă de refernță este un semnal că ai atins un punct de decizie important în proiect.

6. Comunică permanent cu echipa de proiect. Organizează întâlniri scurte pentru verificarea stadiului activităților oricât de des este nevoie, pentru a te asigura că livrabilele progresează conform obiectivelor stabilite.

7. Responsabilizează echipa. Liderul care reușește să ne stimuleze are așteptări clare, ridicate și îi pasă dacă reușim să le ducem la bun sfârșit. Ne înțelege situația și ne ajută să ne rezolvăm problemele. Și, în mod regulat, ne trage la răspundere pentru ceea ce ne angajăm să facem.

”Dacă mă împleticesc și pierd direcția, trebuie să mă sprijini, trebuie să mă ajuți să rămân pe calea cea dreaptă.” Lev Tolstoi

8. Monitorizare și control. Asigură-te în permanență că proiectul decurge conform planului – la timp, conform bugetului și la standardele de calitate dorite.

9. Finalizarea proiectului. Câteva întrebări pe care să le adresezi la final de proiect:



    • Au fost îndeplinite toate sarcinile?

    • Au fost atinse obiectivele proiectului?

    • Suntem mulțumiți de rezultatul final?

    • Livrarea a fost la timp?

    • Sunt justificate costurile?

    • Care sunt lecțiile învățate? Ce se putea face mai bine sau diferit?




9. Felicită echipa. Încurajează-i pe managerii companiei de transport să recunoască eforturile membrilor ehipei. Vrei ca echipa ta să câștige, dar îți dorești și ca ei să se simtă ca niște învingători.

10. Mediatizează succesul. Când folosești un sistem ERP pentru managementul activităților de transport, clienții tăi înțeleg că se pot baza pe o companie care oferă performanță. Așa că, fă-ți public succesul prin canalele media potrivite. Scrie un articol pe blog, în publicațiile de specialitate, postează pe conturile social media ale companiei, posibilitățile sunt nenumărate.

Știm că misiunea managerului de proiect pare aproape imposibilă: este liantul dintre două echipe din două companii diferite, trebuie să încurajeze aderența tuturor la proiect, să asigure o comunicare clară și să atenueze posibilele conflicte, să se adapteze rapid la modificările care pot să apară, să monitorizeze resurse, termene, bugete. Totodată, să pregătească întreaga companie pentru adoptarea unui instrument nou de lucru care va aduce beneficii doar dacă este utilizat la potențialul său maxim.

Cu toate acestea, un project manager cu o experiență solidă va face față cu brio acestei provocări. În plus, noi vă punem la dispoziție lecțiile învățate după implementarea cu succes a peste 500 de soluții software ERP pentru transport.

 

 

 

 

Vezi si alte articole pe aceeasi tema

Cele mai recente articole, din aceeasi categorie

Potentialul unui sistem software ERP este enorm, însă, ca orice ...

Adoptarea unui sistem software de tip ERP înseamnă trecerea la ...

L-am provocat pe managerul departamentului de IT de la WindSoft ...

Afla cum iti poti imbunatati business-ul!

Solicita o demonstratie personalizata

Vrei mai multe informatii?

Aboneaza-te la newsletterul nostru si vei fi permanent informat despre cele mai bune solutii de management pentru afacerea ta.